Drehscheibe Buchungssätze

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Stand: 15. März 2024

GoBD - GDPdU - GoBS - GoB

GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen.

Die GoBD wurden durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14. November 2014 veröffentlicht. Die GoBD sind ab 1. Januar 2015 gültig.
Sie lösen die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GOB (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) ab.

aus: Wikipedia GoBD

GDPdU

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen.
Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, in der dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnungund dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert.

Die GDPdU wurden durch die GoBD zum 1. Januar 2015 abgelöst.

aus: Wikipedia GDPdU

GoBS

Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. Juli 1995 bekanntgegeben wurden. Sie ersetzen nicht die Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) vom 5. Juli 1978 (BMF IV A 7 – S 0316 – 7/78, BStBl. I S. 250): sie stellen lediglich eine Präzisierung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die DV-Buchführung dar.

Die GoBS sind durch die GoBD zum 1. Januar 2015 abgelöst worden.

aus: Wikipedia GoBS

Datenformate der GoBD (vormals GDPdU) für die Betriebsprüfung

Um Steuerpflichtigen die Erfüllung der GoBD-Anforderungen hinsichtlich der maschinellen Auswertbarkeit zu erleichtern, hat die Finanzverwaltung zusammen mit Audicon eine technische Hilfe, den sogenannten Beschreibungsstandard, entwickelt. Daten, die dem Beschreibungsstandard entsprechen, werden von der Finanzverwaltung im Rahmen einer einseitigen Selbstverpflichtung als maschinell auswertbar akzeptiert. Damit bietet nur der Beschreibungsstandard eine langfristige Investitionssicherheit. Viele Softwarehersteller haben ihre Buchhaltungssysteme um eine Export-Schnittstelle (häufig GDPdU- bzw. seit 2015 GoBD-Schnittstelle genannt) erweitert. Mit ihr können Dateien exportiert werden, die dem Beschreibungsstandard entsprechen.

Bei einem Export im Beschreibungsstandard werden die Daten, z. B. das Journal und der Kontenplan, in einzelne Dateien eines auswertbaren Typs geschrieben (in der Regel Csv oder Text). Diese Dateien enthalten normalerweise selbst keine Strukturinformationen, daher wird eine XML-Datei (index.xml) erstellt, in der die Namen der einzelnen Datendateien und deren Strukturinformationen, wie Spaltenüberschriften, Feldformate etc., enthalten sind.

Die Betriebsprüfer verwenden die Software IDEA der Firma Audicon, die folgende Datenformate erkennt, wenn die Strukturinformationen in auswertbarer Form bereitstehen:

ASCII feste Länge
ASCII Delimited (inklusive kommagetrennter Wert) = Csv-Dateien, Textdateien
EBCDIC-Dateien mit fester Länge
EBCDIC-Dateien mit variabler Länge
Excel
Access
dBASE
Lotus 123
ASCII Druckdateien mit Informationen für Datenelemente und Struktur
Dateien von SAP/AIS

Ebenso ist die Konvertierung von AS/400-Datensatzbeschreibungen in RDE-Datensatzbeschreibungen möglich (FDF-Dateien, die von PC-Support/400 erstellt wurden), des Weiteren der Import durch eine ODBC-Schnittstelle. Sollten Informationen in hiervon abweichende Dateiformate in der Software vorliegen, müssen diese konvertiert werden.

(aus: https://audicon.net/themen/beschreibungsstandard)

Der Beschreibungsstandard bringt es mit sich, dass jedes Finanzbuchhaltungsprogramm sein eigenes GoBD-Format ausgibt.

Hinweis: GOBD- bzw. GDPdU-Buchungsdaten können i.d.R. von Buchhaltungsprogrammen wie z.B. DATEV nicht verarbeitet oder eingelesen werden, siehe z.B. DATEV Info zu Datenimporten.

Mit meinem Programm Drehscheibe Buchungssätze können GoBD- bzw. GDPdU-Buchungsdaten gem. der obigen Beschreibung in aller Regel gelesen und weiter verarbeitet werden.
Das ist wichtig, wenn Fibu-Daten z.B. vom Mandanten zum Steuerberater übertragen werden sollen, aber keine geeignete Schnittstelle zur Verfügung steht.
Im Fall von Mandatsübernahmen sind GOBD-Daten eine Möglichkeit der Datenübernahme zum neuen Steuerberater. Siehe auch BStBK Hinweise zum Datentransfer
Auch im Insolvenzfall ist es oft die einzige (und sichere) Möglichkeit, Buchungsdaten für die Insolvenzverwaltung zu erhalten.

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