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Erfassungs-Systeme Finanzbuchhaltung

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 Stand: 8. November 2017


Kassenbuch 1934

Kassenbuch und Eingangsrechnungen

Wie schreibt der Mandant sein Kassenbuch?
Schreibt er es auf Papier? Genauso gut könnte er es mit dem Excel Kassenbuch schreiben. Dabei werden im Hintergrund die Geschäftsvorfälle automatisch kontiert und können per Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung übertragen werden.

Wie zahlt der Mandant seine Eingangsrechnungen?
Überweisungen auf Papier? Kosten- und arbeitsintensiv. In diesem Fall ist eine Organisationsberatung notwendig.
Arbeitet der Mandant mit einem Electronic-Banking-Programm? Dabei müssen bei jeder einzelnen Zahlung die meisten wesentlichen Details eines Buchungssatzes immer neu erfasst werden.
Einfacher wäre eine Erfassung der Rechnungen im Excel Rechnungsbuch. Dabei wird der Zahlungsverkehr aufbereitet. Gleichzeitig werden im Hintergrund die Rechnungen automatisch kontierung und können per Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung übertragen werden.




Kassenbuch

Mit dem Excel Kassenbuch kann das Kassenbuch oder Bankbuch von Ihrem Mandant selbst erstellt werden. Gleichzeitig mit der Erfassung werden im Hintergrund die Geschäftsvorfälle kontiert und können sofort per Schnittstelle an die Buchhaltung weitergegeben werden. Die Stammdaten (Geschäftsvorfälle) können individuell für jeden Mandanten mit dem Programm "Kontierungs-Handbuch" ermittelt und in das Kassenbuch übernommen werden. Datenblatt ansehen
Handbuch/Dokumentation
"Testat" der OFD Münster

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Programm "Kassenbuch" und GoBD

Das Programm "Kassenbuch" entspricht möglicherweise nicht den Anforderungen der GoBD an ein Kassenbuch, da es auf Excel basiert:

"Ein mit Excel geführtes Kassenbuch verstößt gegen die GoBS und ist zu verwerfen"
(FG Hamburg, Urteil vom 17. September 2015)

"Kassenaufzeichnungen in Tabellenkalkulation wie z.B. Excel verstoßen gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB): die einzelnen Zeilen sind änderbar, überschreibbar und damit wie mit Bleistift geschrieben. Dies verstößt gegen § 146 AO und gegen die GoB und ist unzulässig."

Aber: das Kassenbuch ist genau keine Standard-Excel-Tabelle, sondern eine auf Excel basierende programmierte Anwendung. Diese ist durch diverse programmierte Schutzmechanismen soweit gegen Manipulationen geschützt, dass eine erhebliche kriminelle Energie nötig wäre, um diesen Schutz zu überwinden und eine Kasse zu ändern. Die erfassten Daten des Kassenbuches werden mit dem Speichern des Kassenbuches bzw. mit dem Export an eine Finanzbuchhaltung unveränderbar festgeschrieben.

Diese Tatsache wird leider nicht vor Diskussionen mit einzelnen Betriebsprüfern schützen, wobei das Programm seit Bestehen in vermutlich 300-400 Betrieben eingesetzt wird und ich zwar von Diskussionen mit Betriebsprüfern erfahren habe, aber noch nie, dass eine Kasse verworfen wurde.

Die OFD Münster meinte 2004 zu dem Programm (siehe "Testat" der OFD Münster):
"Nach Durchsicht der Programmbeschreibung und Test des Programmes 'Kassenbuch' sind mir keine Punkte aufgefallen, die den GoBS widersprechen."

Unternehmen mit relevanten Bargeschäften sind sowieso zu anderen Maßnahmen verpflichtet (Registrierkassen mit Bons etc.). Bei diesen Unternehmen dient das Programm lediglich als Vorerfassung und als Fibu-Schnittstelle. Aber: Das Kassenbuch kann ggf. auch Daten einer Registrierkasse einlesen und zu Buchungssätzen verarbeiten.

Bei Unternehmen, deren Kassen für das Tagesgeschäft nicht relevant sind (z.B. keine Kunden und/oder Barzahlungen) besteht zumeist kein Schätzungsvolumen für mögliche Sicherheitszuschläge.

Zu diesem Thema würde ich gerne Ihre Meinung, Ihre Erfahrungen mit dem "Kassenbuch" und Ihre Beurteilung als Steuerberater, Kunde oder Interessent erfahren. Bitte rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir. Vielen Dank.

Rechnungsein- und -ausgangsbuch

Ihr Mandant kann mit dem Excel Rechnungsbuch sein Rechnungseingangs- oder -ausgangsbuch in einer Excel-Tabelle selbst erfassen und auswerten. Gleichzeitig mit der Erfassung werden die Rechnungen kontiert und können per Schnittstelle an die Buchhaltung weitergegeben werden. Mit dem integrierten Dispositions-Modul kann der Mandant seine erfassten Rechnungen direkt disponieren und daraus eine SEPA-Datei erstellen (Zahlungsverkehr). Gleichzeitig erzeugt das Programm eine Fibu-Schnittstellendatei mit den Ausgleichs-Buchungen für die erzeugten Zahlungen. Die Stammdaten können mit dem "Kontierungs-Handbuch" ermittelt und in das Rechnungsbuch übernommen werden. Datenblatt ansehen
Handbuch/Dokumentation

Abgrenzungen

Mit dem Programm Abgrenzungen können Sie alle Abgrenzungen eines Mandanten (Aktive und Passive Rechnungsabgrenzungen, Rückstellungen, Darlehenszinsen, kalkulatorische Abschreibungen und Gewerbesteuer etc.) in einer Excel-Tabelle verwalten und auf Knopfdruck monatlich verbuchen. Mit der einmaligen Einrichtung einer Abgrenzung werden alle zu buchenden Zeiträume und Beträge ermittelt. Für jede Abgrenzung wird zukünftig so lange eine monatliche Auflösungsbuchung erzeugt, bis die Abgrenzung aufgelöst ist oder durch einen Eingriff beendet wird.
Datenblatt ansehen
Handbuch/Dokumentation


Detaillierte Beschreibungen, Bildschirmansichten sowie die Preise der vorgestellten Programme können Sie in den Datenblättern nachlesen. Klicken Sie auf den Link <Datenblatt ansehen> unterhalb der jeweiligen Kurzbeschreibung. Die Datenblätter und Dokumentationen sind im PDF-Format abgespeichert. Zum Lesen benötigen Sie Adobe Acrobat, den kostenlosen Acrobat Reader oder einen anderen PDF-Reader. Der Acrobat Reader ist im Internet und auf jeder CRZ-CD enthalten.


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