Erfassungs-Systeme Finanzbuchhaltung

Kassenbuch und Eingangsrechnungen

Wie schreibt der Mandant sein Kassenbuch?
Schreibt er es auf Papier? Genauso gut könnte er es mit dem Excel Kassenbuch schreiben. Dabei werden im Hintergrund die Geschäftsvorfälle automatisch kontiert und können per Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung übertragen werden.

Wie zahlt der Mandant seine Eingangsrechnungen?
Überweisungen auf Papier? Kosten- und arbeitsintensiv. In diesem Fall ist eine Organisationsberatung notwendig.
Arbeitet der Mandant mit einem Electronic-Banking-Programm? Dabei müssen bei jeder einzelnen Zahlung die meisten wesentlichen Details eines Buchungssatzes immer neu erfasst werden.
Einfacher wäre eine Erfassung der Rechnungen im Excel Rechnungsbuch. Dabei wird der Zahlungsverkehr aufbereitet. Gleichzeitig werden im Hintergrund die Rechnungen automatisch kontierung und können per Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung übertragen werden.

Kassenbuch

Mit dem Excel Kassenbuch kann das Kassenbuch oder Bankbuch von Ihrem Mandant selbst erstellt werden. Gleichzeitig mit der Erfassung werden im Hintergrund die Geschäftsvorfälle kontiert und können sofort per Schnittstelle an die Buchhaltung weitergegeben werden. Die Stammdaten (Geschäftsvorfälle) können individuell für jeden Mandanten mit dem Programm "Kontierungs-Handbuch" ermittelt und in das Kassenbuch übernommen werden.

• Einfache Erfassung der Kassenbelege durch den Mandanten, gleichzeitig automatische Kontierung im Hintergrund
• erhält die Stammdaten aus dem Kontierungs-Handbuch (=Buchhaltung des Vorjahres)
• keine Buchhaltungskenntnisse erforderlich
• Ausgabe klassisches Kassenbuch
• (eingeschränktes) Testat der OFD
• Übergabe der Buchungen in Ihre Finanzbuchhaltung (Schnittstelle)
• verfügbar für tse:nit / cs:plus / SBS-rewe, Addison, Lexware, SIMBA, DATEV, Banking-Programme

Datenblatt ansehen
Handbuch/Dokumentation
"Testat" der OFD Münster

Zum Herunterladen: rechte Maustaste, Ziel Speichern Unter, Ordner auswählen
Der Download ist mit einem Passwort geschützt. Bitte rufen Sie mich an.

Programm "Kassenbuch" und GoBD

Das Programm "Kassenbuch" entspricht seit 2017 möglicherweise nicht den Anforderungen der GoBD an ein Kassenbuch, da es auf Excel basiert:

"Ein mit Excel geführtes Kassenbuch verstößt gegen die GoBS und ist zu verwerfen"
(FG Hamburg, Urteil vom 17. September 2015)

"Kassenaufzeichnungen in Tabellenkalkulation wie z.B. Excel verstoßen gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB): die einzelnen Zeilen sind änderbar, überschreibbar und damit wie mit Bleistift geschrieben. Dies verstößt gegen § 146 AO und gegen die GoB und ist unzulässig."

Allerdings ist dieses Kassenbuch genau keine Standard-Excel-Tabelle, sondern eine auf Excel basierende programmierte Anwendung. Diese ist durch diverse programmierte Schutzmechanismen soweit gegen Manipulationen geschützt, dass eine erhebliche kriminelle Energie nötig wäre, um diesen Schutz zu überwinden und eine Kasse zu manipulieren. Die erfassten Daten des Kassenbuches werden mit dem Speichern des Kassenbuches, dem Export an eine Finanzbuchhaltung oder spätestens mit einem Monatsabschluss unveränderbar festgeschrieben.

Kein Kunde bzw. Anwender erhält von mir jemals ein Passwort zum Aufheben von Blattschutz, Sicherheitsmechanismen oder Programmcode! Jede unerlaubte Veränderung in einer Tabelle wird vom Programm sofort erkannt und rückgängig gemacht.

Diese Tatsache wird leider nicht vor Diskussionen mit einzelnen Betriebsprüfern schützen, wobei das Programm seit Bestehen in vermutlich 400-500 Betrieben eingesetzt wurde und wird und ich zwar von Diskussionen mit Betriebsprüfern erfahren habe, aber noch nie, dass eine Kasse tatsächlich verworfen wurde.

Die OFD Münster meinte 2004 zu dem Programm (siehe "Testat" der OFD Münster):
"Nach Durchsicht der Programmbeschreibung und Test des Programmes 'Kassenbuch' sind mir keine Punkte aufgefallen, die den GoBS widersprechen."
Dummerweise ist kein Betriebsprüfer an dieses "Testat" gebunden!

Unternehmen mit relevanten Bargeschäften sind grundsätzlich zu anderen Maßnahmen verpflichtet (Registrierkassen mit TSE, ZBons etc.). Bei diesen Unternehmen kann das Programm Kassenbuch aber als Vorerfassung und als Fibu-Schnittstelle dienen.
Bei Unternehmen, deren Kassen für das Tagesgeschäft nicht relevant sind (z.B. keine Kunden und/oder Bareinnahmen) besteht zumeist kein Schätzungsvolumen für mögliche Sicherheitszuschläge.

Siehe auch:
Forum elektronische Steuerprüfung
DATEV gesetzliche Anforderungen rund um die Kassenbuchführung

Ich würde gerne Ihre Meinung, Ihre Erfahrungen mit dem "Kassenbuch" und Ihre Beurteilung als Steuerberater, Anwender oder auch als Interessent erfahren. Bitte rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir. Vielen Dank.

Rechnungsein- und -ausgangsbuch

Ihr Mandant kann mit dem Excel Rechnungsbuch sein Rechnungseingangs- oder -ausgangsbuch in einer Excel-Tabelle selbst erfassen und auswerten. Gleichzeitig mit der Erfassung werden die Rechnungen kontiert und können per Schnittstelle an die Buchhaltung weitergegeben werden. Mit dem integrierten Dispositions-Modul kann der Mandant seine erfassten Rechnungen direkt disponieren und daraus eine SEPA-Datei erstellen (Zahlungsverkehr). Gleichzeitig erzeugt das Programm eine Fibu-Schnittstellendatei mit den Ausgleichs-Buchungen für die erzeugten Zahlungen. Die Stammdaten können mit dem "Kontierungs-Handbuch" ermittelt und in das Rechnungsbuch übernommen werden.

• Einfache Erfassung der Rechnungen durch den Mandanten, gleichzeitig automatische Kontierung im Hintergrund
• Erhält die Stammdaten aus dem Kontierungs-Handbuch (=Buchhaltung des Vorjahres)
• Kaum Buchhaltungskenntnisse erforderlich
• Zahlungs-Disposition für Electronic Banking (SEPA)
• Übergabe der Buchungen in Ihre Finanzbuchhaltung (Schnittstelle)
• verfügbar für tse:nit / cs:plus / SBS-rewe, Addison, Lexware, SIMBA, DATEV

Datenblatt ansehen
Handbuch/Dokumentation

Abgrenzungen

Mit dem Programm Abgrenzungen können Sie alle Abgrenzungen eines Mandanten (Aktive und Passive Rechnungsabgrenzungen, Rückstellungen, Darlehenszinsen, kalkulatorische Abschreibungen und Gewerbesteuer etc.) in einer Excel-Tabelle verwalten und auf Knopfdruck monatlich verbuchen. Mit der einmaligen Einrichtung einer Abgrenzung werden alle zu buchenden Zeiträume und Beträge ermittelt. Für jede Abgrenzung wird zukünftig so lange eine monatliche Auflösungsbuchung erzeugt, bis die Abgrenzung aufgelöst ist oder durch einen Eingriff beendet wird.

• Verwaltung von Rechnungsabgrenzungsposten und Rückstellungen
• monatliche Bereitstellung der Buchungen in Ihre Buchhaltung

Datenblatt ansehen
Handbuch/Dokumentation

---

Detaillierte Beschreibungen, Bildschirmansichten sowie die Preise der vorgestellten Programme können Sie in den Datenblättern nachlesen. Klicken Sie auf den Link <Datenblatt ansehen> unterhalb der jeweiligen Kurzbeschreibung. Die Datenblätter und Dokumentationen sind im PDF-Format abgespeichert. Zum Lesen benötigen Sie Adobe Acrobat, den kostenlosen Acrobat Reader oder einen anderen PDF-Reader. Der Acrobat Reader ist im Internet und auf jeder CRZ-CD enthalten.

---